Contao Fallstudie - Seminar­verwaltung für DGOM

Die Deutsche Gesellschaft für Osteopathische Medizin e.V., kurz DGOM genannt, möchte in Ihrem Internetangebot umfangreiche Weiterbildungsmaßnahmen anbieten. Die DGOM ist ein Anbieter für osteopathische Fortbildung. Im Mittelpunkt steht dabei das selbst entwickelte DGOM Osteopathiecurriculum.

Ursprünglich hatte die DGOM mit einem Onlineshop versucht, das umfangreiche Seminarangebot anzubieten. Aus verschiedenen Gründen war das Ergebnis nicht, wie gewünscht.

Es wurde daher entschieden, die Basisinhalte auf einer Contao Webseite anzubieten und für die Seminarverwaltung eine dafür individuell entwickelte Lösung einzusetzen.

Vorgabe war es, dass Benutzer einfach und geführt das Angebot erschließen und nutzen können. Beim Webdesign der Contao Seite wurde darauf geachtet, dass die Bedienung und die Nutzung der Informationen klar und transparent sind. Dafür wurden umfangreiche Contao Entwicklungen für die DGOM Frontendnutzer umgesetzt:

• Damit Kurse gebucht werden können, ist eine Registrierung notwendig. Diese umfasst ein mehrstufiges Registrierungsformular, da die zu erbringenden Nachweise, bisherige Fortbildungen etc. erfasst werden müssen.
• Die bisherigen Qualifikationen werden über verschiedene Dateiuploads bei der Registrierung eingebracht. Dafür wurden mit Contao komfortable Upload-Prozeduren für den Anwender entwickelt.
• Die hochgeladenen Nachweise werden den DGOM Administratoren in einem speziellen Dashboard im Contao-Backend aufgelistet. Dort werden sie gesichtet, überprüft und mit einem Punktescoring bewertet.
• Die hochgeladenen und bewerteten Qualifikationen ermöglichen die Buchung, der relevanten Weiterbildungsmaßnahmen.
• Für jeden buchbaren Kurs gibt es unterschiedliche Anforderungen. Diese werden durch die Registrierung bei einer Buchung automatisch vom System abgeglichen. Gibt es dabei Unklarheiten oder Fehler, erhält der Buchende einen Hinweis, wie das Problem gelöst werden kann.
• Die entwickelten Contao Routinen prüfen beispielsweise, ob für die Buchung eines Kurses die vorherige Buchung eines anderen Kurses notwendig ist und ob dieser Kurs besucht wurde.
• Es wird geprüft, ob ein Zertifikat oder Diplom für den gewünschten Kurs notwendig ist und ob dieses bei Registrierung hochgeladen wurde. Wenn es fehlt, wird ein Hinweis darauf angezeigt.
• Werden Kurse häufiger gebucht als Plätze vorhanden sind, werden Teilnehmer automatisch auf eine Warteliste gesetzt. Sagt ein Teilnehmer ab, werden vom System automatisch E-Mails an die nächsten Nachrücker verschickt und ggf. für den Kurs eingebucht.
• Jeder Teilnehmer kann Unterlagen zum entsprechenden Kurs in einem freigegebenen Bereich downloaden.
• Ist ein Kurs erfolgreich absolviert worden,, erhält der Teilnehmer dafür Punkte gut geschrieben. Bei Erfüllung entsprechender Voraussetzungen führt das zur Ausstellung eines Diploms durch die DGOM.

Für das Backend, für die Administration der Seminarverwaltung, wurden eine Vielzahl von Prozessen seitens des Kunden digitalisiert.

Es wurden manuelle Abläufe in Regeln umgesetzt und diese werden automatisch angewendet. Die Nutzer der Seminarverwaltung sparen Zeit und haben durch die Contao Seminarverwaltung mehr und bessere Übersicht über das Kursangebot, die Teilnehmer, die Kurse, Zertfikate und Rechnungen.

Contao Dashboard für Administratoren der Seminarverwaltung

Es wurde ein spezielles Dashboard für DGOM Administratoren entwickelt, welches die täglich abzuarbeitenden Aufgaben übersichtlich auf einen Blick darstellt. So ist sofort zu sehen:

• Bei welchen, stattfindenden Kursen muss zusätzliches Lehrpersonal eingeplant werden
• Wer hat als Nutzer registriert hat, aber das Konto noch nicht bestätigt hat. (Double Opt-In) Wer benötigt Unterstützung dafür?
• Wer aktives Mitglied bei DGOM geworden ist und eine ordentliche, postalische Begrüßung erhalten soll
• Welche hochgeladenen Nachweise für Qualifikationen müssen noch überprüft werden?
• Wer hat sich für ein Diplom qualifiziert und muss sein Diplom postalisch erhalten?

Die DGOM Kursverwaltung ist eine auf Contao basierende Datenbank. Diese ist durch viele Abhängigkeiten geprägt. Es wurde Wert darauf gelegt, die Abfragen mit höchster Performance durchzuführen, dass weder Teilnehmer noch Administratoren durch länger Abfragezeiten der Datenbank in ihren Vorgängen gestört werden.

Die Kursverwaltung ermöglicht:

• Die Kategorisierung der Kurse. Beispielsweise in Einzelmaßnahmen oder Kursabfolgen
• Festlegung der zu erbringenden Voraussetzungen für den jeweiligen Kurs
• Anlage von multiplen Terminen und Standorten für den Kurs
• Zu- und Einteilung von benötigtem Lehrpersonal
• Hinterlegen von Kursmateriel für DGOM Teilnehmer, welches als Download zur Verfügung gestellt wird
• Excel-Export von Kursdaten für externe Weiterverarbeitung

Der Abgleich, welcher Teilnehmer hat welchen Kurs gebucht und auch besucht, ist früher sehr Zeit aufwändig gewesen. Diesen Prozess haben wir mit einer Contao Erweiterung digitalisiert und automatisiert.

• Rechnungen werden nach Besuch des Kurses automatisch erstellt
• Unterstützung der Rechnungserstellung für: Mitgliedsgebühren für DGOM Mitglieder, erfolgte Kursteilnahme, Stornorechnungen
• Für die automatisch erstellten Rechnungen erfolgt die Lastschriftenerzeugung automatisch
• Zahlungseingangsüberwachung durch Administratoren und Mahnwesen

Der DGOM ist es wichtig, dass Teilnehmer immer wissen, was passiert. Darum werden zu entsprechenden Ereignissen, von Contao automatisch E-Mails versendet.

Ebenso müssen Administratoren nachvollziehen können, was passiert. Darum ist eine Protokollierung relevanter Vorgänge unabdingbar.

Implementiert wurde daher:

• E-Mail Bestätigung von Kursbuchungen
• E-Mail Bestätigung für Aufnahme auf Warteliste
• E-Mail bei Vorrücken zur Seminarteilnahme
• E-Mail Bestätigung bei Stornierungen
• E-Mail bei Kursabsagen
• E-Mails an Lehrpersonal mit relevanten Hinweisen
• Protokollierung aller technischen Vorgänge im System
• Kursbuchung kann durch Log nachvollzogen werden
• Kursteilnahme kann durch Logs nachvollzogen werden
• Protokollierung von Fehlern durch Benutzer und des Systems

Mit der entwickelten Lösung wurde auf die individuellen Wünsche der DGOM eingegangen. Die vorher manuellen Prozesse wurden zusammengefasst und digitalisiert.

Contao als grundlegendes System ist problemlos in der Lage, mit den komplexen Abhängigkeiten und Zusammenhängen umzugehen.

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